Boîte à outils – Gestion des bourses
Rencontres des utilisateurs GPB
Accompagnement des facultés
Une coordonnatrice d’opération du BBAF accompagne chaque faculté utilisant GPB. N’hésitez pas à contacter cette personne-ressource pour obtenir des conseils sur les différents aspects de la gestion d’un programme de bourse. Vous pouvez également contacter le conseiller en systèmes d’information du BBAF pour des questions techniques, des demandes d’accès, des demandes de formation ou tout autre sujet lié à l’utilisation de GPB.
FAAAD – FSA – FSAA – FSG
Marie-Andrée Bégin
marie-andree.begin@bbaf.ulaval.ca
École des langues – FD – FFGG – FLSH – FMED
Julie Shink
julie.shink@bbaf.ulaval.ca
BI – ESEI – FPHI – FSÉ – FSI – FSS – FTSR
Marilyn Rajotte
marilyn.rajotte@bbaf.ulaval.ca
FMD – FMUS – FPHA
France Gratton
france.gratton@bbaf.ulaval.ca
Analyste en ressources informationnelles
Daniel Guay
daniel.guay@bbaf.ulaval.ca
Documentation
| Processus de gestion d’une bourse | Qui fait quoi et quand est-ce qu’on fait ça? Le processus de gestion d’une bourse permet de comprendre les différentes étapes de l’affichage en ligne de la bourse, jusqu’aux paiements effectués aux étudiants. | Télécharger le processus (PDF) Dernière mise à jour: novembre 2020 |
| Aide-mémoire GPB | L’aide-mémoire est un résumé des notions présentées durant les 4 volets que contient la formation complète. Sans être un guide complet du système, il accompagne les utilisateurs dans la réalisation des principales tâches dans GPB. | Télécharger l’aide-mémoire (PDF) Dernière mise à jour: novembre 2020 |
| Guide de paiement des bourses | Ce guide décrit en détail chaque étape nécessaire à la création et l’envoi d’un paiement dans GPB. | Télécharger le guide (PDF) Dernière mise à jour: novembre 2021 |
| Description des développements – Été 2023 | Ce document résume les différentes améliorations apportées à GPB en mai 2023. | Télécharger la description des développements Dernière mise à jour: mai 2023 |
| Description des développements – Été 2022 |
Ce document résume les différentes améliorations apportées à GPB en mai 2022. | Télécharger la description des développements Dernière mise à jour: mai 2022 |
| Directive d’affichage des bourses | Cette directive a pour objectif de guider toutes personnes ou organisations souhaitant afficher une bourse dans le répertoire de l’Université. | Télécharger la directive (PDF) Dernière mise à jour: mars 2023 |
| Ressources pour la rédaction des fiches de bourses | Écriture inclusive L’écriture inclusive cherche à réduire la discrimination dans les écrits et vise une représentation égale de toutes les personnes. Produit par la direction des communications, ce guide se veut un outil facilitateur pour aider l’ensemble de la communauté universitaire à mieux rédiger de manière inclusive. Désigner les communautés étudiante et diplômée Produites par la direction des communications, ces normes linguistiques vous aident à uniformiser les termes à préconiser pour désigner les étudiantes et étudiants, les stagiaires postdoctoraux et les personnes diplômées. |
Consulter les normes d’écriture inclusive
Consulter les normes d’identification des communautés
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| Guide d’orientation des dons visant les bourses sous la responsabilité du BBAF | Ce guide s’adresse principalement aux directrices et directeurs du développement philanthropique (DDP) de la FUL. | Télécharger le guide (PDF) Dernière mise à jour: mars 2023 |
| Principes directeurs visant à favoriser l’EDI lors de l’attribution des bourses à l’UL | Ce document est destiné aux unités ainsi qu’aux directrices et directeurs du développement philanthropique (DDP) de la FUL. Il vise à guider et encadrer la création, la mise à jour et l’affichage des bourses internes en lien avec l’EDI dans le répertoire institutionnel. | Télécharger les principes directeurs (PDF) Dernière mise à jour: novembre 2022 |
| Appui à la création d’une bourse | Le GUIDE et le FORMULAIRE de création d’une bourse permettent de recueillir toute l’information nécessaire à la création d’une bourse dans GPB. | Télécharger le guide (PDF) Dernière mise à jour: avril 2023 Télécharger le formulaire (PDF) Dernière mise à jour: avril 2023 |
| Étudiants parents et réputé temps plein |
Afin que les candidats aient accès à l’information exacte et puissent bénéficier de ces statuts, cette procédure décrit de quelle façon inclure l’information dans les fiches de bourses et pages Web concernées. | Télécharger la procédure (PDF) Dernière mise à jour: décembre 2021 |
| Formations et outils supplémentaires en EDI | Que ce soit dans le cadre de l’enseignement, de la recherche, au sein de nos équipes de travail ou dans le cadre de l’organisation d’événements ou de toute autre activité sur le campus, les principes d’EDI gagnent à être connus et adoptés. Voici quelques formations et outils supplémentaires pouvant vous guider. | Consulter la page Web |
| Intégration de l’outil de recherche à une page Web | Il est possible d’intégrer l’outil de recherche de bourses sur n’importe quelle page Internet. Ce processus est aussi simple qu’intégrer une vidéo YouTube. | Télécharger le guide d’intégration (PDF) Dernière mise à jour: mai 2021 |
| Outil de conversion des codes de programmes |
Cet outil permet de convertir les codes programmes courts (ex: D-CHM) en nom long (ex: Doctorat en Chimie) à partir de deux types de fichier provenant de GPB:
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Télécharger l’outil Excel (Fichier Zip) Dernière mise à jour: janvier 2024 |
| Instructions à l’intention des membres de comité d’évaluation | Ce document fournit un certain nombre d’informations sur le fonctionnement du concours pour la dotation d’une Chaire de recherche du Canada (CRC) ainsi que sur les procédures à suivre tout au long de l’opération d’évaluation des projets soumis. | Télécharger les instructions (Word) Dernière mise à jour : mai 2019 |
| Vidéo sur les préjugés inconscients et le processus d’évaluation par les pairs | Ce court module de formation permet aux membres des comités de sélection de comprendre ce que sont les préjugés inconscients et la manière dont ils influencent l’évaluation de dossier de candidature. Il suggère aussi des façons d’en atténuer les effets. | Consulter la vidéo |
| Déclaration sur l’évaluation de la recherche | En novembre 2019, cinq organismes fédéraux canadiens de financement de la recherche ont signé la Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche (DORA). La Déclaration est une initiative mondiale visant à soutenir l’élaboration et la promotion des meilleures pratiques en matière d’évaluation de la recherche scientifique. Elle vise à remédier aux conséquences négatives de la surutilisation involontaire de la publication de revues comme principal indicateur de la qualité des résultats de recherche. | Consulter la page Web |
| Lignes directrices concernant l’évaluation de la productivité des candidates et candidats | Le Programme des Chaires de recherche du Canada propose aux membres des comités d’évaluation par les pairs des lignes directrices concernant l’évaluation de la productivité des personnes candidates. Ces lignes directrices peuvent aussi être utilisées comme repère par les membres des comités institutionnels dans l’évaluation de la productivité des candidates et candidats en matière de recherche. | Consulter la page Web |
Formations GPB
Lors de sa première année d’utilisation de GPB, chaque faculté ou unité reçoit une formation personnalisée. Toutefois, étant donné les mouvements réguliers du personnel (arrivée, départ, congé, etc.), le BBAF a débuté la réalisation de capsules vidéo pour couvrir l’ensemble de la formation. Les usagés peuvent donc suivre ces formations à leur propre rythme.
Premier contact
Avant de visionner les capsules de formation, les nouveaux usagers sont invités à contacter la coordonnatrice responsable de leur faculté pour établir un premier contact lors d’une courte rencontre de 30 minutes. Un plan de formation sera établi et la coordonnatrice pourra planifier un accompagnement adéquat en suivi de la formation.
Pour toute question concernant la matière vue durant les capsules vidéo, veuillez écrire à daniel.guay@bbaf.ulaval.ca.
Contenu des formations
Volet 1
Volet 2
- Mise à jour d’une bourse – le programme (27:37)
- Mise à jour d’une bourse – le concours (37:33)
- Formulaires (31:42)
- Formulaires – Mécanique du répondant (22:03) (optionnel)
Volet 3
- Traitement des candidatures (15:41)
- Exportation des candidatures pour les comités de sélection (11:34)
- Importation des récipiendaires hors GPB (8:48)
Volets 4 à venir. D’ici là, veuillez écrire à daniel.guay@bbaf.ulaval.ca pour planifier des formations en ligne personnalisées.
Volet 4
- Communication (27:35)
- Communications avancées
- Paiements
- Dossier étudiant
Rencontres des utilisateurs GPB
Des rencontres auront lieu avec les représentants de chaque faculté aux sessions d’automne et d’hiver pour échanger sur GPB et les bourses en général.
Exemple de points à discuter lors de ces rencontres:
- Présentation des nouveautés
- Identification des besoins à développer
- Échanges sur les problématiques rencontrées
- Échanges de bonnes pratiques